Gestion de procesos documentales

Gestión de Procesos Documentales
1024 621 Fundamenta IT

Los documentos de negocios son activos estratégicos. A pesar de ello, la mitad de las organizaciones califican sus prácticas de gestión de documentos como poco eficientes. Muchas dicen tener montones de papeles caóticos por lo que les resulta difícil a los empleados encontrar documentos específicos. La implementación de un gestor de documentos es fundamental para que una empresa tenga éxito. Por ese motivo, la gestión de procesos documentales se está convirtiendo en una estrategia vital. Esto les permite reducir costos, aumentar la productividad, gestionar los riesgos de los documentos y mejorar el rendimiento empresarial.

GESTIÓN DE PROCESOS DOCUMENTALES

Los documentos son activos estratégicos que fluyen a través de las venas de una empresa. Existen en múltiples ubicaciones, formatos y medios, incluidos los electrónicos y en papel. Contienen información sobre la cual se basa gran parte del valor de la compañía. Incluyen información financiera, operativa y conocimiento vitales que desempeñan un papel esencial en los procesos de negocio. Constituyen el alma de una organización. Sin embargo, la mitad de las organizaciones no cuentan con prácticas eficientes de gestión de procesos documentales. Aunque la mayoría reconoce que es importante hacerlo, pocos realizan evaluaciones para analizar y optimizar sus procesos de gestión documental.

La responsabilidad corporativa, el cumplimiento normativo y la necesidad de comunicarse con los clientes, dan mayor importancia a los documentos. Cada día, los trabajadores administrativos de una empresa crean, distribuyen, imprimen, almacenan, acceden, comparten y archivan miles de documentos. Esta proliferación crea una necesidad imperiosa de garantizar que los documentos se controlen y gestionen eficazmente. La gestión eficaz de los documentos a lo largo de todo el ciclo de vida mejora el rendimiento del negocio y consecuentemente reduce riesgos. Para lograr esto, una estrategia de gestión de procesos documentales bien ejecutada es vital para cada organización.

EL RETO DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

La definición de un documento ha evolucionado a medida que la tecnología ha ido avanzando. Hoy en día, una sólida estrategia de gestión de documentos debe abarcar documentos en papel y electrónicos, así como información no estructurada y estructurada. La información es registrada, almacenada y distribuida en varios medios físicos: papel, magnético y óptico. Fluye a través de canales electrónicos, incluyendo Internet, correo electrónico y mensajería instantánea.
Debido a que los documentos son estratégicos, se debe implementar una estrategia para la gestión de procesos documentales. Intentar atajos puede aumentar los costos, disminuir la eficiencia y perjudicar la productividad.
El problema es generalizado, y no corregirlo es costoso:

  • Más del 35% del tiempo de un trabajador del conocimiento se dedica a crear, revisar y acceder a documentos;
  • Más de la mitad de este tiempo lo gastan buscando información y el 50% de las veces no encuentran lo que necesitan;
  • Los documentos a menudo tienen que ser reconstruidos o recreados, a un costo promedio de $300 por documento.

La tecnología también ha traído nuevos procesos, a menudo silos, que implican la creación y distribución de documentos. Estos incluyen diversas funciones, tales como registros y gestión de bases de datos, gestión de correo electrónico, etc. Del mismo modo, las herramientas de colaboración como ERP, CRM y sistemas de gestión de contenidos, contienen información en varios formatos y facilitan los flujos de trabajo. La información que reside en silos dentro de una organización y en formatos dispares hace que sea difícil de administrar de manera eficiente y de tomar en cuenta los costos. El reto consiste en integrar procesos y plataformas de maneras que permitan gestionar y controlar de forma transparente los documentos.

OPTIMIZAR UNA VIDA ÚTIL DE VALOR

La velocidad y la precisión con que se puede acceder a la información son críticas en el entorno empresarial actual. Debido a que los documentos contienen información comercial esencial, es imprescindible gestionarlos con el mismo cuidado que a otros valiosos activos empresariales. La Gestión de Procesos Documentales utiliza servicios de ciclo de vida integrados para gestionar activos críticos de documentos empresariales durante toda su vida útil, desde la creación hasta el archivado.
La gestión de procesos documentales facilita el acceso y la recuperación de documentos a las personas adecuadas. Esto permite que puedan encontrar la información correcta en el momento en que proporcionará valor comercial. Una implementación eficaz optimiza el valor del negocio y mitiga el riesgo legal, financiero y operativo del documento. Reduce además, el riesgo de robo no autorizado de la impresión y la información. Consecuentemente, proporciona un ambiente de operación de red más seguro.

MOVILIDAD Y CLOUD COMPUTING

La gran ventaja que tiene un sistema de gestión documental basado en web se encuentra en su escalabilidad. Apostar por la nube puede significarle a las empresas reducir los costos al ajustar el operativo que necesiten a sus exigencias. Al mismo tiempo, el uso de la nube para la gestión de procesos documentales tiene una serie de ventajas fundamentales:

  • Documentos disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar.
  • No hay que acceder a los documentos desde un equipo determinado o desde una red específica, necesitando solo una conexión a Internet.
  • Equilibrar los procesos de trabajo geográficamente.
  • Acceso desde dispositivos móviles y no solo desde ordenadores.
  • Entornos de fácil acceso.

RESUMEN

Un proveedor experto de servicios de gestión de procesos documentales ayuda a las organizaciones a reducir costos, aumentar la productividad, gestionar los riesgos de los documentos y mejorar el desempeño empresarial. Los principales socios de outsourcing de documentos deben sobresalir en tres áreas clave:
1. Una sólida experiencia en procesos empresariales intensivos en documentos y un profundo conocimiento de los requerimientos de la industria.
2. Tecnología de clase mundial y acceso a soluciones innovadoras e imparciales.
3. Conocimientos, experiencia, y personal de alta calidad.

La subcontratación de Gestión de Procesos de Documentos (DPM) integra tecnología, procesos y personas para gestionar de forma transparente los documentos a lo largo de su vida útil, desde la creación hasta el archivado. La gestión de procesos documentales maximiza la utilidad de los documentos como activos empresariales críticos y minimiza los riesgos relacionados con los documentos. El Outsourcing estratégico permite a una empresa centrar la atención y los recursos en su negocio principal.

Las soluciones de outsourcing de nuestra empresa te ayudarán a reducir y controlar los costes, aumentar la productividad, gestionar el riesgo de los documentos y mejorar el rendimiento empresarial.

Dejar una Respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.