Seis tendencias en el software de gestión de documentos empresariales

gestión de documentos empresariales
1024 840 Fundamenta IT

Los proveedores de software de gestión de documentos empresariales (EDMS) son conscientes de algunas tendencias emergentes en la industria. La cantidad de datos que las empresas deben manejar está en aumento. Por lo tanto, los EDMS se convertirán en uno de los activos más valiosos para una empresa. La tecnología ha evolucionado continuamente desde su introducción hace muchos años y continuará evolucionando con los desarrollos de negocios emergentes. Eche un vistazo a las tendencias de las soluciones de gestión de documentos empresariales para ver cómo podemos ofrecerte soluciones en el mundo tecnológico actual.

Software de Gestión de documentos empresariales

Con la rápida evolución de las tecnologías y las necesidades de los clientes, el software de gestión documental afronta nuevos retos y tendencias que marcarán su evolución. A continuación compartimos 6 tendencias del sector de gestión de documentos empresariales:

1. Gestión de la información digital

Las empresas están almacenando una mayor variedad de registros digitales. Tradicionalmente, la mayor parte de los registros de una empresa incluían imágenes, documentos PDF o documentos de MS Office. Pero actualmente, están accediendo a más videos, mensajes móviles y mensajes de redes sociales. Sin embargo, con mayores fuentes de medios disponibles, las empresas deben ser capaces de archivar eficazmente estos archivos. Como resultado, las herramientas con eficientes sistemas de búsqueda, archivado y retención se están convirtiendo en algo esencial para los proveedores de software de gestión de documentos empresariales.

2. Repositorios basados en la nube y aplicaciones móviles

El Cloud computing está aquí para quedarse. Las empresas tiene un creciente número de empleados trabajando fuera de las oficinas. Esto ha incrementado la necesidad de acceder a los datos de la empresa desde cualquier lugar a través de dispositivos móviles. Los sistemas basados en la nube ofrecen rentabilidad, facilidad de acceso y de uso para empresas con muchos empleados descentralizados. Las soluciones de gestión de documentos empresariales deberán convivir o directamente competir, con las soluciones EFSS (Enterprise File Sync and Share). Soluciones como Dropbox, ownCloud o Google Drive son las más conocidas.

3. Seguridad

Con el paso a las aplicaciones móviles y basadas en la nube, los riesgos de seguridad aparecen. Las empresas deben asegurarse de que sus datos críticos estén a salvo de los hackers y de usuarios no autorizados. Por lo tanto, los proveedores de gestión de documentos empresariales debe preocuparse por reducir los riesgos asociados con los repositorios basados en la nube y las aplicaciones móviles.

4. Personalización

No hay dos compañías exactamente iguales. Por lo tanto, los proveedores deben ofrecer soluciones de gestión de documentos empresariales personalizables. Se deben poder personalizar el flujo de trabajo, los índices, y las búsquedas de acuerdo con sus necesidades empresariales únicas. Un sistema con enfoque estándar se convierte en un sistema inútil. Por lo tanto, los mejores proveedores de EDMS permitirán a los clientes personalizar las soluciones para satisfacer sus necesidades exclusivas.

5. Archivado Inteligente

El almacenamiento de los documentos electrónicos a largo plazo es esencial para mantener el cumplimiento en el entorno regulatorio actual. Las empresas deben establecer políticas de retención efectivas y respaldo automático de archivos a medida que aumenta la cantidad de datos a gestionar. Además, deben ser capaces de proporcionar funciones intuitivas a sus sistemas de gestión de documentos empresariales para poder adaptarse al entorno empresarial.

En consecuencia, los mejores proveedores de EDMS están estableciendo tendencias en la gestión de documentos de hoy. Las empresas necesitan que los proveedores puedan ayudarlos a mantener una ventaja competitiva en su gestión de datos. El software de gestión de documentos empresariales debe contar con soluciones para la gestión de la información digital, aplicaciones basadas en la nube y móviles, facilidad para la personalización del sistema y archivado inteligente con el objetivo de aumentar la seguridad.

6. La integración, pieza clave del éxito

Facilitar aún más la integración. Un software de gestión de documentos empresariales debe ser el repositorio central. Debe almacenar todos los documentos y contenidos que se generan y consultan desde otras aplicaciones de negocio (ERP, CRM, gestores de proyectos, etc.). Es vital realizar una integración sencilla de las soluciones EDMS con las de gestión de los clientes para evitar silos de información y plantear proyectos de alcance global.

Conclusión

Póngase en contacto con nosotros hoy para ver cómo podemos satisfacer todas sus necesidades de gestión de documentos empresariales.

Dejar una Respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.